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Digitale Archivierung

Was versteht man unter Digitaler Archivierung?

 

Bei der Digitalen Archivierung werden Dokumente und Unterlagen gescannt und systematisch abgelegt.

Mit Hilfe einer modernen technischen Ausstattung digitalisiert die worKA gGmbH umfangreiche Bestände an Akten und großformatigen Bauplänen. Damit ist die worKA gGmbH bereits seit 2012 ein gefragter Partner der Behörden in der Region Karlsruhe, wenn es um die Digitalisierung von analogen Akten und Unterlagen in moderne Verwaltungssysteme geht.

 Ablauf Gesamtprozess digitale Archivierung


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Was sind die Vorteile der Digitalen Archivierung?

 

  • Zeitersparnis: Arbeitsabläufe werden durch digitale Vernetzung optimiert. Außerdem werden Verfügbarkeit und Zugriff auf Daten unternehmensintern beschleunigt. Dadurch können Dokumente einfach aufgefunden und schnell verschickt werden.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten: Immer mehr Mitarbeitende arbeiten in Homeoffice und benötigen hierbei Zugriff auf digitale Unterlagen.
  • Nachhaltigkeit: Mit einem papierlosen Büro können Sie einen geringeren CO2-Fußabdruck für eine nachhaltige Zukunft hinterlassen.
  • Kosteneinsparung: Archivräume und große Aktenschränke gehören der Vergangenheit an, wodurch Lagerkosten eingespart werden können.

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Die worKA gGmbH ist ein vertrauenswürdiger Partner für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen.

 

Datenschutz und IT-Sicherheit haben für uns oberste Priorität. Wir garantieren eine jährliche Schulung zum Datenschutz sowie auftragsspezifische Schulungen unserer Mitarbeiter*innen. Die räumliche Sicherheit gewährleisten wir durch verbindliche Zutrittskontrolle und -regelungen. Ihre Papierbestände transportieren wir in abschließbaren Rollwägen.


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Unsere technische Ausstattung

 

Zu den beiden Scanarbeitsplätzen mit A3-Dokumenten-Scannern kommen zwei weitere PC-Arbeitsplätze zur Nachbearbeitung der Scans (zum Beispiel zur Verbesserung der Lesbarkeit durch Kontrastierung) hinzu.


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Unser Angebot

 

Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse mit folgenden Dienstleistungen:

  • Abholung Ihrer Papierbestände
  • Vorbereitung Ihrer Unterlagen zum Scannen
  • Scannen Ihrer Dokumente / Aktenordner
  • Speichern im gewünschten Dateiformat
  • OCR-Texterkennung (optische Zeichenerkennung)
  • Indexierung Ihrer Dokumente
  • Bereitstellung Ihrer Scans (zum Beispiel externe Festplatte)
  • Rücklieferung oder Organisation der Vernichtung Ihrer Akten / Dokumente

Digitale Archivierung der worKA am Beispiel der Zusammenarbeit mit dem Tiefbauamt der Stadt Karlsruhe


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Kommen Sie auf uns zu und wir erstellen ein auf Sie zugeschnittenes Angebot.

 

 

 

Ansprechpartner

Bereichsleiter Digitale Archivierung

Hans-Martin Moser

0176 125 556 70