Die Einführung der Personalmanagementsoftware „personio“ bei der HWK hat der worKA einen weiteren Auftrag im Bereich Digitale Archivierung beschert:

In den kommenden Monaten gilt es, 2000 Personalakten zu digitalisieren. Im Vergleich zu bisherigen Digitalisierungsaufträgen stellt dieser besondere Anforderungen an das Team. Abteilungsleiter Martin Moser erklärt: „Personio verlangt die Zuordnung der einzelnen Akten in eine von 16 Kategorien, zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Sozialversicherung, usw.  Das bedeutet, dass wir jedes Blatt gesondert anschauen, einer Kategorie zuordnen sowie mit einem entsprechenden Dateinamen versehen müssen.“

Eine Personalakte hat im Schnitt 180 Seiten, aus denen im Schnitt knapp 80 Dateien erstellt werden. „Die Bewertung der einzelnen Seiten erfordert zusätzliches Fachwissen, das wir erst einmal aufbauen müssen,“ erklärt Moser. Drei Mitarbeiter aus seinem 14-köpfigen Team hat er dafür abgestellt. Diese arbeiten sich derzeit ein und kämen dabei schon mal an ihre Konzentrationsgrenzen. Gleichzeitig schätzen diese die neue Herausforderung. „Wir gehen davon aus, dass wir ein halbes Jahr benötigen, bis alle 2000 Personalakten der HWK digitalisiert sind,“ schätzt Moser.